Conditions Générales de Vente du site www.bedouk.fr (dernière mise à jour 05/2023)

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IPD, société par actions simplifiée au capital de 10.144.256 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 490 727 633, dont le siège social est 10 Place du Général de Gaulle 92160 Antony publie en ligne et/ou sur support papier des Annuaires présentant, recensant et promouvant des lieux et espaces d’organisation d’évènements ainsi que les Prestataires de services dans le secteur du tourisme d’affaires et de l’évènementiel d’entreprise, auprès d’organisateurs d’évènements (les Meeting Planners) sous la marque Bedouk. Lesdits Annuaires sont notamment publiés sur le site Internet accessible à l’adresse universelle www.bedouk.fr (Ci-après le Site).

La signature du Bon de Commande associé entraîne l’acceptation par le Prestataire des présentes conditions générales de vente. Le signataire reconnaît soit être le représentant légal du Prestataire soit être dûment habilité par le représentant légal du Prestataire pour accepter, en son nom et pour son compte, les présentes CGV.

IPD se réserve la faculté de refuser tout ou partie d’un Bon de Commande incomplet ou qui ne correspondrait pas à l’objet de son Site, à son éthique ou à sa déontologie. Les commandes refusées sont remboursées pour l’intégralité de la partie concernée sans que le Client puisse prétendre à aucune réparation à ce titre.

Article 1 : Définitions

Les Annuaires désignent les outils de référencement (le Site ou le support papier) permettant aux Meeting planners de rechercher un Prestataire.

L’Abonnement : formule d’accès aux services/prestations proposé(e)s par Bedouk selon la description et la durée figurant dans le Bon de Commande.

Le Contenu : ensemble des informations et éléments de communication fournis par le Prestataire (textes, photographies, vidéos, etc.) et décrivant le ou les lieux et/ou les services qu’il souhaite référencer dans les Supports.

Le Contrat : les présentes CGV, le ou les Bons de Commande associés, les éventuelles conditions particulières se rattachant aux CGV et la Charte Qualité, l’ensemble étant paraphé et signé par le Prestataire.

Le Devis : Réponse des Prestataires aux Demandes de Devis des Meeting Planners

Les Demandes de Devis : demandes envoyées par les Meeting Planners au Prestataire afin de connaître les conditions matérielles et tarifaires d’organisation de leurs évènements.

Les Meeting Planners : tout professionnel, personne morale ou physique, organisateurs d’évènement potentiels qui consultent le Contenu accessible sur les Annuaires et font des Demandes de Devis.

Les Meeting Planners disposent d’un Espace Meeting Planner sur le Site à partir duquel ils sont susceptibles de faire des Demandes de Devis, de comparer des Devis, ainsi que de confirmer ou annuler une Réservation.

Les Parties : désignent le Prestataire et IPD signataires du Contrat d’Abonnement.

Le Prestataire : tout professionnel, personne morale ou physique, identifié dans le Bon de Commande qui a souscrit un Abonnement lui permettant de mettre en avant sur les Supports ses Prestations (locatif, technique, restauration…). Le Prestataire dispose d’un Espace Prestataire, espace disponible sur le Site et accessible via internet lui permettant d’administrer son Référencement et de répondre aux Meeting Planners. L’Espace Prestataire permet également au Prestataire de consulter les Demandes de Devis qui lui parviennent et d’en assurer le traitement.

La Prestation : désigne tous les services proposés par le Prestataire référencés dans les Annuaires web et papier, indiqués dans le Bon de Commande Abonnement initial ou complémentaire.

Le Référencement : ensemble de services/prestations de communication fournis au Prestataire permettant de référencer son Contenu sur un ou plusieurs Supports. Le Référencement sur un Support peut notamment être associé à la souscription d’options complémentaires tel qu’indiqué dans le Bon de Commande.

La Réservation : réservation par un Meeting Planner sur le Site d’une ou plusieurs Prestations devisée(s) par un Prestataire.

Les Services d’intermédiation : service mis en place sur le Site permettant aux Meeting Planners et Prestataires d’échanger des Demandes de Devis et des Devis.

Les Supports : outils de référencement mis à disposition par IPD, notamment le Site et/ou le guide papier Bedouk et/ou tout autre support spécifié dans le Bon de Commande.

Article 2 : Objet

Les CGV ont pour objet de définir les conditions de la souscription par un Prestataire d’un abonnement à une prestation de Référencement et de Service d’Intermédiation et, le cas échéant, à des services marketing optionnels (emailing, re-targetting publicitaire, webinar…). Dans le cadre de son abonnement, le Prestataire reçoit des données d’accès constituées d’un identifiant de connexion et d’un mot de passe lui permettant d’accéder à son Espace Prestataire. Le Référencement est strictement destiné à des professionnels souhaitant communiquer à destination d’un public de professionnels.

Les dispositions du Contrat prévalent sur tout document émanant du Prestataire et/ou de son mandataire, notamment toutes conditions générales d’achat et/ou bon de commande.

Article 3 : Modalités de commande

3.1 – Passation de la Commande

Aucune commande n’est acceptée par téléphone si elle n’est suivie de l’envoi du Contrat dument signé par le Prestataire. La validation de la commande par IPD vaut contrat entre les Parties.

Si le Prestataire entend passer par l’intermédiaire d’une agence, celle-ci doit avoir reçu un mandat écrit conformément à la loi 93-122 du 29 janvier 1993. Le Prestataire demeure en tout état de cause seul responsable des agissements de son mandataire.

Il est entendu qu’IPD ne pourra être tenue responsable du fait que le Référencement, les Services d’intermédiation et les services marketing optionnels (emailing, re-targetting publicitaire, webinar…) sont commercialisés à de nombreux clients du secteur du tourisme, y compris à des entreprises dont les activités peuvent être totalement ou partiellement concurrentes entre elles. Il est précisé que le Contrat n’emporte aucune exclusivité pour le Prestataire sur le Référencement, le Service d’Intermédiation ainsi que sur les services qui pourraient être associés.

3.2 – Modification ou annulation de la commande

Toute annulation, suspension ou modification d’une commande devra être adressée à IPD par lettre recommandée avec avis de réception et ne sera considérée comme valable que sous réserve d’avoir été adressée dans les vingt-quatre (24) heures suivant l’envoi de la commande. Aucune demande faite par téléphone ou courriel ne sera prise en compte. Au-delà de ce délai, la commande sera définitive et les sommes correspondantes intégralement dues.

Pour la réservation d’espaces publicitaires (publicité institutionnelle ou bannière publicitaire), l’annulation de la mise en ligne pourra être acceptée dans les conditions suivantes : Si elle intervient au plus tard trente (30) jours avant publication ou mise en ligne, le Prestataire sera alors redevable de cinquante pour cent (50%) de la somme due ; si elle intervient moins de 30 jours avant, le Prestataire sera redevable de la totalité de la somme.

De manière générale, toute modification du volume et/ou du périmètre de la commande par le Prestataire entraîne l’annulation des remises qui lui avait été consentie au titre du volume souscrit et l’application d’un complément de prix basé sur le tarif en vigueur, y compris la modification des dégressifs applicables.

À défaut de fourniture des éléments nécessaires à la publication du Contenu dans les délais spécifiés ou à défaut d’annulation ou de modification dans les formes et les délais prévus ci-dessus, le Prestataire reste tenu au paiement des sommes dues au titre de la commande.

Article 4 : Livraison

Le Référencement et le Service d’Intermédiation sont réputés livrés au jour de l’envoi par courrier électronique des données d’accès à l’Espace Prestataire.

Les options commandées en cours de Contrat sont réputées livrées à la signature de la commande concernée pour la durée indiquée dans l’ordre de réservation.

Article 5 : Exécution du Contrat

Le Contrat se compose :

du Référencement du Prestataire par publication de son Contenu sur les Supports
du Service d’Intermédiation / transmission des Demandes de Devis via la plateforme Bedouk
de services marketing inclus dans l’abonnement souscrit
de services marketing optionnels

5.1 – Référencement

5.1.1 Publication de contenu

Le Contenu fourni par le Prestataire devra être remis dans les délais spécifiés par IPD. À défaut de réception du Contenu dans les délais impartis, IPD pourra disposer de l’espace réservé par le Prestataire défaillant sans que ce dernier puisse réclamer ni remboursement ni indemnité, même si l’espace est attribué à un autre annonceur.

Le Prestataire doit choisir les conditions d’annulation applicables à ses devis dans la liste des conditions d’annulation proposée par IPD, la commande ne pourra être finalisée sans ce choix.

Sur commande et après acceptation du devis par le Prestataire, IPD peut préparer le Contenu à publier, après avoir collecté les informations nécessaires.

Le Contenu est ensuite mis en forme par les équipes d’IPD en vue de sa publication sur le ou les Supports. A réception du Contenu mis en forme, le Prestataire a ensuite deux (2) jours ouvrés pour transmettre à IPD les éventuelles corrections et/ou rectifications à réaliser avant la publication. Ce délai peut être raccourci pour des contraintes techniques de bouclage, et sera, dans ce cas, spécifié dans le Bon de Commande ou par les équipes de production.

Le Prestataire s’engage à transmettre l’ensemble de ses demandes de correction et/ou de rectification en même temps.

En l’absence de retour du Prestataire dans les deux (2) jours ouvrés ou après intégration des corrections demandées, le Contenu sera réputé accepté par le Prestataire et publié.

Concernant la publication du Contenu sur un Support papier, les pages d’un même cahier en quadrichromie sont tirées en amalgame. Les tirages sont donc effectués au mieux sans garantie d’une fidélité absolue de reproduction des couleurs.

IPD est libre de refuser, conformément aux usages professionnels, l’insertion de tout ou partie d’un Contenu, sans qu’il lui soit nécessaire de justifier son refus. Un tel refus ne fera naître au profit du Prestataire aucun droit à indemnité et ne saurait le dispenser du paiement du Contenu déjà publié. Ce refus sera notifié au Prestataire ou à son mandataire avant ou après la communication des documents.

5.1.2 Modification du Contenu et/ou cessation de la publication

Le Prestataire pourra effectuer, via son Espace Prestataire, certaines modifications sur le Contenu publié sur le Site pendant la période contractuelle. Pour des modifications requérant l’intervention d’IPD, le Prestataire pourra transmettre ses demandes à IPD qui les réalisera sans frais dans la limite de deux (2) demandes par an.

Le Prestataire peut par ailleurs décider à tout moment de cesser la publication de son Contenu sur le Site, sans pouvoir prétendre à ce titre à une quelconque diminution et/ou remboursement partiel ou total du prix.

5.1.3 Administration de l’Espace Prestataire

Un Espace Prestataire est mis à disposition du Prestataire sur le Site pendant toute la durée du contrat. Le Prestataire peut ainsi directement :

– Administrer le Contenu et ses coordonnées de contact aussi souvent qu’il le souhaite

– Gérer la réception et assurer le traitement des demandes de devis transmis par IPD

Le Prestataire est seul responsable du bon enregistrement de coordonnées valides sur son Espace Prestataire. Il s’engage à vérifier régulièrement les coordonnées de contact enregistrées dans son Espace Prestataire et à le consulter régulièrement. La responsabilité d’IPD ne pourra être en aucun cas recherchée dans le cas où les Demandes de Devis seraient reçues sur une adresse mal enregistrée par le Prestataire.

5.2 – Services d’intermédiation / Demandes de Devis

Via la plateforme Bedouk, un Meeting Planner peut solliciter un Devis d’un ou plusieurs Prestataires de son choix via un formulaire type devant être complété de toutes les informations nécessaires à l’établissement du Devis.

Sur la base des informations transmises par le Meeting Planner, le Prestataire s’engage, dans le délai maximum de quarante-huit (48h) heures suivant la transmission de la Demande de Devis sur son Espace Prestataire, à adresser au Meeting Planner via la plateforme Bedouk un ou plusieurs Devis ou à décliner la Demande.

Lorsque que le Devis est disponible sur son compte, le Meeting Planner en est averti par email à l’adresse qu’il aura indiquée dans sa Demande de Devis.

Le Meeting Planner, après avoir comparé les Devis reçus des Prestataires, pourra rejeter les Devis envoyés ou valider l’un d’eux directement depuis la plateforme Bedouk.

Le Prestataire dont le Devis vient d’être validé en est notifié par email et doit confirmer la Réservation dans les vingt-quatre (24) heures après notification ou réception de l’éventuel acompte demandé. Cette confirmation vaut contrat entre le Meeting Planner et le Prestataire.

Le Meeting Planner peut demander au Prestataire des Prestations complémentaires y compris après l’émission du premier devis validé et confirmé. Le Prestataire modifiera en conséquence son devis sur la plateforme Bedouk pour y porter les Prestations complémentaires. Ce devis modifié devra être accepté par le Meeting Planner et confirmé par le Prestataire ; il remplacera alors le devis initial. Dans le cas où le devis des prestations complémentaires ne serait pas accepté par le Meeting Planner, c’est le dernier Devis validé par le Prestataire et le Meeting Planner qui s’appliquera.

Le Meeting Planner peut annuler un évènement / Devis même s’il est validé ou confirmé. Dans ce cas, s’appliqueront les conditions d’annulation retenues par le Prestataire dans la liste des conditions d’annulation proposées par IPD au moment de la création de son Espace Prestataire et de son Contenu. Ces conditions prévaudront sur toute disposition contraire ou incompatible figurant dans les éventuelles conditions générales de vente du Prestataire, ce que celui-accepte expressément.

Il est précisé qu’une Demande de Devis peut être envoyée à plusieurs Prestataires présentant des Prestations similaires ou équivalentes et pouvant être concurrents, ce que le Prestataire reconnaît et accepte.

5.3 – Services marketing inclus dans l’abonnement

Sont inclus dans l’abonnement en plus du Référencement et du Service d’Intermédiation, des services marketing tels que la mise en avant de la fiche du Prestataire sur la plateforme Bedouk, dans les Newsletters et autres publications Bedouk, ou des campagnes emailings exclusives …..

La description des services marketing inclus dans l’Abonnement figure dans le Bon de Commande.

5.4 – Services marketing optionnels

À tout moment le Prestataire peut souscrire auprès d’IPD, en complément du contrat en cours, des services marketing supplémentaires non inclus dans l’abonnement.

Si ces options ne sont pas commandées lors de l’établissement du contrat initial, elles feront l’objet d’un Bon de Commande additionnel mentionnant leur durée particulière et seront rattachées au contrat.

Article 6 : Engagement du Prestataire

6.1 – Contenu

Le Prestataire s’engage à ce que le Contenu qu’il transmet à IPD pour publication soit exact et qu’il représente fidèlement les Prestations proposées, qu’il ne soit pas susceptible d’induire en erreur le public, ne soit pas frauduleux, n’implique pas la vente de biens contrefaits ou volés ou de prestations de services illicites et respecte le droit des marques et les autres droits de propriété intellectuelle. Il garantit que le Contenu ne constitue ni de la publicité mensongère interdite ni du parasitisme, et n’enfreint pas, de manière générale, les règles relatives à la concurrence.

Le Prestataire déclare expressément détenir tous les droits et autorisations nécessaires à la publication du Contenu sur les Supports, notamment sur les photographies mises en ligne. Il s’engage à en justifier auprès d’IPD à première demande de sa part. Il certifie en particulier que le Contenu ne contrevient à aucune réglementation ou législation en vigueur (notamment en matière de publicité, de concurrence et de propriété intellectuelle, en particulier concernant les photos mises en ligne) et qu’il ne comporte ni allusion diffamatoire ou dommageable à l’égard des tiers ni contenu discriminant.

Le Prestataire dégage IPD de toute responsabilité liée au Contenu publié sur le ou les Supports, tant sur le fond que sur la forme et l’indemnisera de tout préjudice qu’elle subirait, et la garantira contre tout trouble, revendication ou action quelconques portant sur le Contenu et/ou relatives à la diffusion dont il fera seul son affaire.

6.2 – Traitement des demandes de devis

Le Prestataire s’engage, quelle que soit la formule d’Abonnement souscrite, à ce que les Demandes de Devis reçues soient traitées dans les quarante-huit (48) heures de leur mise en ligne sur leur Espace Prestataire.

Le Prestataire apportera une réponse au Meeting Planner exclusivement depuis son espace Partenaire sur la plateforme Bedouk. IPD se réserve le droit de faire toutes les vérifications nécessaires et adressera une facture de commission au Prestataire dans le cas où le Prestataire aurait adressé son Devis par un autre moyen que la plateforme Bedouk.

Le Prestataire s’engage à confirmer la Réservation dans les vingt-quatre (24) heures suivant la validation du Devis par le Meeting Planner et/ou la réception de l’acompte demandé le cas échéant.

6.3 – Transmission des factures adressées aux clients finaux

Le Prestataire s’engage à télécharger dans les 7 jours suivant la date de fin de l’évènement sur son Espace Prestataire sur la plateforme Bedouk la facture définitive transmise au Meeting Planner. En cas de retard dans la mise à disposition de cette facture, une pénalité de 30% du montant TTC du Devis validé sur la plateforme Bedouk sera due à IPD.

6.4.- Annulation d’une prestation

Le Prestataire sélectionnera lors de la création de son Contenu et de son Espace Prestataire des conditions d’annulation dans la liste des conditions d’annulation proposées par IPD. Ces conditions prévaudront sur toute disposition contraire ou incompatible figurant dans les éventuelles conditions générales du Prestataire.

En cours de contrat, le Prestataire pourra changer de conditions d’annulation (parmi celles proposées par IPD).

Dans ce cas, les nouvelles conditions d’annulation choisies par le Prestataire s’appliqueront exclusivement aux nouveaux Devis établis après ce changement, en aucun cas aux Devis émis avant cette date.

Dans le cas où l’annulation d’une Prestation par le Meeting Planner entraîne le versement de frais d’annulation au Prestataire, il est expressément convenu qu’IPD percevra une commission sur ces frais d’annulation selon le barème indiqué dans le Bon de Commande.

Article 7 : Engagements d’IPD

De manière générale, IPD est tenue à une obligation de moyens et ne garantit en aucune manière l’efficacité commerciale des services proposés. Les Supports, le Référencement et les Services d’intermédiation étant un simple service de mise en relation entre prospects et fournisseurs, IPD ne garantit en aucune manière la conclusion de contrats commerciaux entre le Prestataire et les Meeting Planners.

IPD se réserve, pour des raisons de maintenance ou des raisons techniques indépendantes de sa volonté, le droit de suspendre momentanément et sans préavis l’accès au Site, de retarder et/ou d’annuler l’impression d’un Support sans que le Prestataire puisse exiger à ce titre ni le versement de dommages et intérêts, ni la résiliation anticipée du référencement. En outre, compte tenu de la nature du réseau Internet, IPD dégage toute responsabilité en cas de panne, d’interruption ou d’altération de l’accès au Site qui résulteraient du réseau de télécommunication, des moyens de connexion utilisés par les Meeting Planners et/ou le Prestataire ou de toute autre cause extérieure à IPD.

IPD se réserve le droit de supprimer une partie du Contenu proposé par le Prestataire si ce Contenu est redondant ou inadapté à la description du ou des lieux /prestations qu’il référence ou de nature à influer négativement sur le référencement global du Site.

Dans le cas où sa responsabilité venait à être recherchée à quelque titre que ce soit, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par IPD ne pourront excéder, toutes causes confondues par année d’exécution du contrat, les sommes facturées au Prestataire dans le cadre des présentes pour l’année civile au cours de laquelle le dommage ouvrant droit à réparation est intervenu.

IPD ne sera pas responsable des dommages indirects, notamment mais pas exclusivement tout préjudice commercial, coût d’exploitation supplémentaire, perte de données ou de fichiers, perte de chiffre d’affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d’une chance, liés à la mise à disposition ou à l’utilisation du service de Référencement ou d’intermédiation, même si IPD a été avertie de l’éventualité de la survenance d’une telle perte ou d’un tel dommage. Tout dommage causé à un tiers est considéré comme un préjudice indirect.

Les présentes dispositions établissent une répartition des risques entre IPD et le Prestataire.

Le prix reflète cette répartition ainsi que la limitation de responsabilité décrite.

Article 8 : Conditions financières

8.1 – Prix et Facturation

Le prix de l’abonnement et les taux de commission des services d’intermédiation (devis acceptés et frais d’annulation) sont définis dans le Bon de Commande.

La facturation intervient :

Abonnement : L’abonnement est facturé sur la base des tarifs indiqués dans le Bon de Commande. Il pourra être révisé par IPD au moment de son renouvellement sur la base de l’évolution positive de l’indice SYNTEC sur la période considérée.

Les éventuelles remises applicables au jour de la commande ou proposées la première année ne seront pas, sauf accord exprès des Parties, reconduites lors du renouvellement du Contrat. De même, les remises soumises à la réunion de plusieurs conditions de réalisation cesseront de s’appliquer si l’une de ces conditions disparaît.

Services marketing optionnels : la facturation des services marketing optionnels intervient soit au jour de la signature de la commande, soit à la date de démarrage de la prestation selon le support et ce qui est spécifié dans le Bon de Commande. Tout retard dans la délivrance du service marketing non exclusivement imputable à IPD, y compris une remise hors délais de tout ou partie du Contenu, entrainera le début de sa facturation.
Services d’intermédiation : le taux de commission s’appliquera sur le montant total HT figurant sur la facture totale établie par le Prestataire à destination du Meeting Planner et qui sera déposée par le Prestataire au maximum dans les 7 jours suivant la date de fin de l’évènement. IPD établira une facture par évènement. En cas d’annulation de l’évènement, la facture Bedouk sera basée sur le montant HT des éventuels frais d’annulation.

Le règlement des factures s’effectuera à 30 jours fin de mois suivant la date d’émission de la facture.

8.2 – Retard de paiement

Conformément aux dispositions légales et réglementaires, des pénalités de retard seront appliquées dans le cas où le versement des sommes dues interviendrait au-delà du délai fixé ci-dessus. Ces pénalités, d’un montant égal au dernier taux appliqué par la Banque Centrale Européenne majoré de 10 points, commenceront à courir 15 jours après mise en demeure restée sans effet. Le taux applicable pendant le premier semestre de l’année concernée est le taux en vigueur au 1er janvier de l’année en question et celui applicable pour le second semestre de l’année concernée est le taux en vigueur au 1er juillet de l’année en question. En outre, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement par facture pourra être réclamée.

Par ailleurs, tout retard de paiement constaté à l’échéance entraînera, sauf accord préalable d’IPD :

• une suspension de l’exécution de toutes les commandes en cours, cette suspension ne pouvant être considérée comme une résiliation du fait d’IPD, ni ouvrant un quelconque droit à indemnisation pour le Prestataire,

• l’exigibilité de toutes les sommes échues et à échoir, y compris les frais éventuels de procédure de recouvrement,

• le paiement avant parution de toute commande ou enregistrement de toute commande sur simple demande d’IPD.

Article 9 : Durée – Expiration

9.1 – Durée

Le Contrat dure un (1) an et démarre à compter de la date de mise en ligne du Contenu figurant dans Bon de Commande. A défaut de mention d’une date de mise en ligne sur le Bon de Commande, la date de début du contrat sera celle de la signature du Bon de Commande.

Il sera ensuite prorogé tacitement par périodes successives d’un (1) an.

Sauf mention contraire sur le Bon de Commande, le présent contrat pourra être dénoncé au terme de chaque période, y compris au terme de la période initiale, par l’une ou l’autre des Parties par lettre recommandée avec avis de réception notifiée au plus tard un (1) mois avant le terme de chaque période, la date d’envoi faisant foi.

9.2 – Inexécution

En cas de non-respect par le Prestataire de l’une de ses obligations au titre du Contrat, IPD disposera du droit de suspendre, sans mise en demeure préalable, l’exécution de tout ou partie du Contrat jusqu’à ce qu’il soit remédié au manquement constaté. Les Parties conviennent que cette suspension ne peut être considérée comme une résiliation du Contrat du fait d’IPD, ni n’ouvre un quelconque droit à indemnisation pour le Prestataire.

En outre, en cas de manquement du Prestataire à l’une quelconque de ses obligations, non réparé dans un délai de quinze jours à compter d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, le présent Contrat sera résilié, si bon semble à IPD, de plein droit, sans formalité judiciaire et sans préavis, sous réserve de tous dommages-intérêts auxquels IPD pourrait prétendre.

9.3 – Expiration

A l’expiration du Contrat pour quelque cause que ce soit, le Prestataire ne sera plus référencé sur les Supports et la fonction de transmission des Demandes de Devis sera désactivée.

Le Prestataire pourra cependant se connecter à son Espace Prestataire pendant la durée nécessaire à la finalisation des évènements pour lesquels un Devis émis aura été accepté par le Meeting Planner avant la date d’expiration du Contrat.

Article 10 : Force Majeure

a) IPD est libérée de son obligation d’assurer ses Prestations par suite de la survenance de tout cas fortuit ou de force majeure, de circonstances ayant une cause externe, comme de tout acte de fait ou de droit émanant de tout tiers, indépendant du fait personnel d’IPD et l’empêchant directement ou par l’intermédiaire d’un tiers de remplir ses obligations. Dans ces circonstances, tout retard de publication ne pourra justifier la résiliation de la commande ou donner lieu à des dommages et intérêts et ne peut en aucun cas dispenser le Prestataire du paiement de la publication du Contenu effectivement réalisée.

b) Dans le cas où IPD serait amenée à mettre un terme à ses Prestations au motif que le Prestataire est ressortissant d’un État, membre d’une organisation ou visé directement ou indirectement par des mesures restrictives et sanctions mises en œuvre par les Nations-Unies, l’Union Européenne et ses états membres, les États-Unis, le Royaume-Uni et, le cas échéant, toute juridiction dans laquelle les Prestations doivent se dérouler, à quelque moment que survienne cette décision, IPD remboursera audit Prestataire les sommes déjà versées au prorata de la durée d’abonnement restant à courir jusqu’à son terme. Le Prestataire ne pourra prétendre à aucune indemnité du fait de l’arrêt des Prestations à quelque titre que ce soit.

Article 11 : Données Personnelles

Dans le cadre du présent article, « Règlementation des Données personnelles » désigne, dans le cadre du présent Contrat, le Règlement (UE) 2016/679 (ci-après le « RGPD »), toute loi ou réglementation le transposant, ainsi que les lois en matière de protection des données personnelles d’autres États ou pays applicables entre les Parties.

11.1. Traitements réalisés par IPD en qualité de responsable du traitement

11.1.1 Traitements réalisés par IPD en qualité de responsable aux fins de gestion du Contrat et exécution des Services

Les informations à caractère personnel recueillies par IPD dans le cadre du Contrat sont nécessaires au traitement de la commande et à la gestion de l’Abonnement.

Ces données font l’objet d’un traitement automatisé conformément à la Règlementations des Données personnelles et sont conservées dans un fichier informatique que IPD ou toute société du groupe Infopro Digital pourra utiliser pour son compte ou celui de ses clients afin d’envoyer au Prestataire des propositions pour des produits et/ou services utiles à son activité professionnelle ainsi que l’intégrer dans des annuaires professionnels.

Selon ce qui aura été indiqué par le Prestataire sur son compte utilisateur sur la plateforme, ses données à caractère personnel pourront être transmises aux partenaires/clients d’IPD afin de lui envoyer des propositions dans le cadre de son activité professionnelle.

Le Prestataire dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition aux données le concernant et peut exercer ce droit par demande écrite adressée à l’adresse suivante : cnil.evenements@infopro-digital.com

La Charte Données Personnelles du groupe Infopro Digital est accessible à l’adresse suivante : https://www.infopro-digital.com/rgpd-gdpr/.

Base légale/Finalité du traitement	Type de Données traitées	Personnes concernées	Nature du Traitement
Exécution du contrat Réalisation de campagnes emailings exclusives	Identité, coordonnées professionnelles,	Meeting Planner	Tri Stockage Envoi d’une communication commerciale Suppression
Exécution du contrat Gestion du Contrat	Identité, coordonnées professionnelles,	Collaborateurs du Prestataire	Stockage Utilisation dans le cadre de la gestion du Contrat Suppression

11.2. Traitements réalisés par IPD en qualité de sous-traitant

11.2.1 Caractéristiques des traitements réalisés par IPD en qualité de sous-traitant dans le cadre de l’exécution des Services

Dans le cadre des Services, IPD est amené à traiter des Données personnelles pour le compte du Prestataire. Les caractéristiques de ces traitements sont les suivantes :

Base légale/Finalité du traitement	Type de Données traitées	Personnes concernées	Nature du Traitement	Durée de conservation
Exécution du contrat Transmission de coordonnées des Meetings Planner au Prestataire	Identité, coordonnées professionnelles,	Meeting Planner	Stockage Transmission Suppression*	12 mois après la fin du Contrat
Exécution du contrat Formation des collaborateurs du Prestataire	Identité, coordonnées professionnelles,	Collaborateurs du Prestataire	Collecte Stockage Suppression	12 mois après la fin du Contrat
Exécution du contrat Services d’intermédiation	Identité, coordonnées professionnelles, Données de connexion (adresse IP, login, horodatage…) Données de facturation	Meeting Planner Prestataire	Stockage Suppression	12 mois après la fin du Contrat

*La suppression ne concerne que les fichiers regroupant les coordonnées tels que constitués et transmis par IPD dans le cadre des Services.

11.2.2 Obligations générales d’IPD en qualité de sous-traitant

IPD traite pour le compte du Prestataire les seules données personnelles nécessaires à la réalisation des finalités définies ci-dessus et uniquement sur instruction documentée et écrite du Prestataire, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers, à moins qu’IPD ne soit tenue d’y procéder en vertu du droit de l’Union Européenne, auquel cas IPD informe préalablement le Prestataire de cette obligation, sauf si le droit applicable interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

IPD informe le Prestataire si une instruction lui semble constituer une violation de la Règlementation des Données personnelles ou d’autres dispositions applicables, et se réserve le droit le cas échéant de ne pas exécuter ladite instruction sans que cela ne puisse mettre sa responsabilité en cause à ce titre,

IPD n’accorde aux membres de son personnel l’accès aux données personnelles faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du Contrat. IPD veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles (collaborateurs et prestataires d’IPD) s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité, et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.

IPD informe sans délai le Prestataire de toute demande qu’il a reçu de la part de la personne concernée. Il s’interdit de donner lui-même suite à cette demande, à moins que le Prestataire ne l’y ait autorisé. Il aide en tant que de besoin le Prestataire à s’acquitter de son obligation de répondre aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits.

Une fois les finalités indiquées au point 11.2.1 réalisées, le Prestataire pourra, à tout moment, demander la suppression des données personnelles traitées par IPD dans le cadre de l’exécution des Services. En tel cas, IPD supprime toutes les données personnelles traitées dans le cadre de l’exécution des Services ou, les renvoie au Prestataire au terme de l’exécution des Services, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit de l’État membre n’exige la conservation des données personnelles.

IPD s’engage à :

au Prestataire toutes les informations appropriées et à lui fournir toute l’assistance requise afin de lui permettre de remplir les obligations qui lui incombent en sa qualité de responsable du traitement,
Tenir par écrit un registre conforme aux dispositions de l’Article 30.2 du RGPD,
Aider le Prestataire à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36, compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition, notamment :

Présenter des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin que les traitements répondent aux exigences de la Règlementation des Données personnelles et garantissent la protection des droits des personnes concernées,
- Notifier par tout moyen, et dans les délais les plus brefs, au Client toute violation des données personnelles conformément à la Règlementation des données personnelles, notamment aux articles 33 et 34 du RGPD,
- Aider en tant que de besoin le Prestataire à garantir le respect des obligations prévues à l’article 35 du RGPD, à savoir la réalisation d’analyse d’impact relative à la protection des données en cas de traitement susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.

11.2.3 Nomination d’un responsable de la protection des données

Les parties s’engagent à avoir désigné une ou plusieurs personnes responsables de la conformité aux normes de protection des données personnelles (DPO ou rôles similaires). Pour IPD : Denis RIOLS / dpo@infopro-digital.com

Pour le Prestataire ce responsable est désigné sur le Bon de Commande.

11.2.4 Audits :

IPD met à la disposition du Prestataire toutes les informations nécessaires pour apporter la preuve de son respect des obligations du présent Article et pour permettre la réalisation d’audits. Ces audits sont menés dans la limite d’un audit d’une journée par année civile, indépendamment du nombre de commandes passées par le Prestataire.

En cas d’audit externe, le choix de l’auditeur ne peut porter sur un concurrent, une société appartenant directement ou indirectement à un groupe concurrent d’IPD ou sur un partenaire d’un concurrent d’IPD.

Le Prestataire avise IPD par écrit au moins trente (30) jours avant la date d’audit prévue et informe IPD du périmètre précis de l’audit. IPD peut proposer au Prestataire une autre date sans que cette dernière ne puisse être éloignée de plus de quinze (15) jours de la date proposée par le Prestataire, sauf période de fermeture des sites de IPD auquel cas ce délai peut être rallongé.

Les Parties et l’auditeur externe signent en toute hypothèse un accord de confidentialité garantissant la confidentialité de l’audit et des informations échangées à cette occasion.

Au terme de l’audit, un pré-rapport d’audit est communiqué à titre strictement confidentiel et simultanément aux Parties. Les Parties peuvent émettre des remarques et réserves dans les cinq (5) jours ouvrés. Une fois les remarques et réserves transmises, l’auditeur arrête les termes du rapport d’audit, étant entendu que sont repris en annexe l’ensemble des remarques et réserves échangées même si elles n’ont pas été retenues dans la version finale dudit rapport. Ce rapport expose l’ensemble des conclusions présentées et validées contradictoirement par les Parties, ainsi que les plans d’actions à entreprendre pour validation des Parties. Elles ne sont opposables à IPD que dans la mesure où les conclusions du rapport font état de non-conformités avérées aux obligations légales applicables et reconnues comme telles par ce dernier. Les actions correctives acceptées par IPD doivent être exécutées selon un calendrier défini d’un commun accord.

11.2.5 Recours à des sous-traitants ultérieurs

IPD est de manière générale autorisée à recourir à un ou plusieurs sous-traitants ultérieurs et (i) s’assure que lesdits sous-traitants ultérieurs exécutent de la même manière l’ensemble des obligations du présent Article, (ii) demeure responsable devant le Prestataire des inexécutions desdits sous-traitants ultérieurs, et (iii) informe le Prestataire de tout changement concernant l’ajout/remplacement d’un sous-traitant ultérieur afin de permettre au Prestataire d’émettre des objections à l’encontre de ces changements lesquels sont réputés acceptés à défaut d’objection dûment motivée dans les dix jours suivant l’information réalisée par IPD. En cas d’objection motivée, les parties rechercheront une solution négociée.

Dans le cadre des traitements ci-dessus, le Prestataire est informé et accepte qu’IPD ait recours aux sous-traitants suivants :

Nom du Sous-Traitant ultérieur	Siège social	Type de traitement	Lieu de traitement des données	Garanties appropriées en cas de traitement en dehors de l’EEE	Coordonnées DPO	Politique de confidentialité
IGUANE SOLUTIONS	17 RUE DE SURENE 75008 PARIS 8	Hébergement	EEE	N/A	dpo@iguanesolutions.com	Politique IGUANE
MAILJET	4 RUE JULES LEFEBVRE, 75009 PARIS 9	Routeur Mail	EEE	N/A	privacy@mailgun.com	Politique MAILJET
AMAZON WEB SERVICES (à partir de fin 2023)	38 AV JOHN F KEENDY L 1855 Luxembourg	Hébergement	EEE	N/A	aws-EU-privacy@amazon.om	Politique AWS

11.2.6 Transferts de données en dehors de l’EEE

Si l’une ou l’autre des parties envisage un traitement des données personnelles en dehors de l’Union Européenne et l’Espace Economique Européen, il lui appartient d’informer préalablement l’autre Partie afin que celles-ci définissent ensemble les éventuelles actions de conformité à réaliser. Dans tous les cas, IPD s’engage, conformément aux articles 44 et 46 du RGPD, à présenter les garanties appropriées en matière de transfert de données hors UE, notamment à travers :

L’utilisation des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, ou par une autorité de contrôle non européenne garantissant un niveau adéquat de protection des droits et libertés des personnes lorsque les clauses contractuelles types de la Commission européenne n’ont pas compétence à s’appliquer et/ou ne sont pas suffisantes au regard des lois et règlementations des territoires concernés, ou,
L’utilisation de toutes autres garanties, jugées appropriés pour protéger les données personnelles des personnes concernées, disposées dans l’article 46 du RGPD.

11.3 Traitements réalisés par le Prestataire en tant que responsable du traitement

Le Prestataire s’engage à transmettre par écrit l’ensemble des instructions nécessaire à l’exécution du présent Contrat par IPD.

Concernant les données personnelles fournies le cas échéant à IPD par le Prestataire aux fins d’exécution du Contrat, ce dernier déclare et garantit que la collecte desdites données personnelles, leur transmission à IPD, l’information des personnes concernées, et plus généralement les traitements réalisés par ses soins à l’égard de ces données personnelles, ont été réalisés conformément à la Règlementation des Données personnelles.

Concernant les traitements réalisés par le Prestataire ayant pour objet les Données personnelles transmises ou mises à disposition par IPD dans le cadre des Services, il est rappelé qu’ils seront réalisés sous la responsabilité exclusive du Prestataire, ce dont il résulte que la responsabilité d’IPD ne pourra en aucun cas être mise en cause au titre de toutes réclamations de l’une des personnes concernées, de tout tiers ou de toute autorité compétente, résultant de ces traitements ultérieurs réalisés par le Prestataire.

Le cas échéant, le Prestataire s’engage à indemniser IPD et toute société du groupe INFOPRO DIGITAL®, auquel IPD appartient, de l’intégralité des préjudices subis du fait du non-respect des engagements précités (en ce compris toutes dépenses liées aux nécessités d’administration de preuves, indemnités transactionnelles, dommages et intérêts, frais et honoraires, dépens, etc.).

La présente garantie continue de s’appliquer après la cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit.

Article 12 : PROBITÉ ET TRANSPARENCE

12.1 Chacune des Parties déclare mener ses activités avec honnêteté, intégrité, fiabilité et responsabilité et entend que toute personne physique ou morale en relation avec elle adhère aux mêmes valeurs.

En conséquence, chacune des Parties ainsi que tout tiers agissant pour son compte s’engage, dans le cadre du Contrat à se conformer strictement aux lois et règlements en vigueur ayant pour objet la lutte contre la corruption.

En particulier chacune d’elles s’engage dans le cadre du Contrat à ne pas, directement ou indirectement, proposer, accorder, solliciter ou recevoir d’un tiers un avantage indu en vue d’accomplir, retarder ou omettre d’accomplir un acte relevant de ses fonctions dans le cadre de l’exécution du Contrat, ni abuser de son influence réelle ou supposée sur un tiers afin d’obtenir de ce tiers un avantage en faveur de l’autre Partie.

Chacune des Parties s’engage également à fournir à l’autre toute assistance qui lui serait éventuellement nécessaire pour répondre à une demande d’une autorité dûment habilitée relative à la lutte contre la corruption et le trafic d’influence.

Chacune des Parties déclare et garantit également à l’autre Partie qu’aucune somme (y compris, des honoraires, commissions ou tout autre avantage pécuniaire indu) ou aucun objet de valeur (y compris, mais sans limitations, des cadeaux, voyages, repas ou divertissements inappropriés) n’a été ou ne sera remis, directement ou indirectement, à un employé, directeur ou mandataire social de l’autre Partie dans le but d’obtenir la signature du présent Contrat, d’un Bon de Commande et/ou de faciliter son exécution ou son renouvellement.

12.2 En outre, Chacune des Parties ainsi que tout tiers agissant pour son compte s’engage à se conformer aux lois et règlements applicables en matière de sanctions commerciales, en ce compris les mesures restrictives et sanctions mises en œuvre par les Nations-Unies, l’Union Européenne et ses états membres, les États-Unis, le Royaume-Uni et, le cas échéant, toute juridiction dans laquelle le présent Contrat doit s’exécuter (ensemble ci-après « Sanctions économiques »).

Chacune des Parties déclare à cet égard que ni elle, ni les tiers agissant pour son compte i) ne font l’objet de Sanctions économiques ii) ne sont détenus ou contrôlés, directement ou indirectement, par une entité ou une personne faisant l’objet des Sanctions économiques et iii) ne sont immatriculés, localisés ou résidents d’un pays ou territoire faisant l’objet de Sanctions économiques.

12.3 Tout manquement de la part d’une des Parties aux stipulations du présent article sera réputé constituer un manquement substantiel justifiant la résiliation du présent Contrat de plein droit, sans formalité judiciaire et sans préavis, sans préjudice de l’indemnisation par la Partie fautive du dommage causé à l’autre Partie du fait de ce manquement.

Cette résiliation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception notifiant ledit manquement et la résiliation ; elle prendra effet à la 1ère présentation de ladite lettre. Chacune des Parties s’engage à informer l’autre Partie dans les meilleurs délais à compter de la date de signature des présentes de tout événement qui viendrait contredire les déclarations et garanties définies au présent article.

Article 12 : Divers

12.1 Le Prestataire s’interdit expressément de céder ou de transmettre à tout tiers, y compris l’une quelconque de ses filiales, même à titre gratuit, tout ou partie du Contrat. IPD pourra céder le Contrat à tout tiers de son choix.

112.2 Le Prestataire est seul garant de la confidentialité de ses données d’accès. Il s’engage à informer IPD immédiatement de toute utilisation non autorisée de son compte et/ou de toute atteinte à la confidentialité et à la sécurité de ses moyens d’identification.

12.3 Le Prestataire autorise IPD à le citer comme référence client et faire figurer dans ce cadre son logo sur les Supports. En outre, le Prestataire autorise IPD à utiliser le nom de son établissement ou de sa marque à des fins de référencement internet. Il est entendu que tout ou partie du Contenu publié peut être transféré à tout tiers dans le cadre de partenariat et/ou d’opérations commerciales.

12.4 En application des articles 1363 et suivants du Code civil et, le cas échéant, de l’article L.110-3 du Code de commerce, les informations délivrées par IPD font foi entre les Parties. Les éléments tels que les informations échangées entre les Parties et le Contenu mis en ligne, ainsi que la qualité des données reçues feront foi par priorité telles que figurant sur les systèmes d’information d’IPD ou telles qu’authentifiées par les procédures informatisées d’IPD, sauf à en apporter la preuve écrite et contraire par le Prestataire. La portée de la preuve des informations délivrées par les systèmes informatiques d’IPD est celle qui est accordée à un original au sens d’un document écrit papier, signé de manière manuscrite.

LA LOI APPLICABLE EST LA LOI FRANÇAISE. TOUT LITIGE RELATIF À SA CONCLUSION, SON INTERPRETATION OU À SON EXECUTION, SERA SOUMIS AUX TRIBUNAUX DE NANTERRE SEULS COMPETENTS, Y COMPRIS EN REFERE, NONOBSTANT APPEL OU GARANTIE OU PLURALITE DE DEFENDEURS.