Conditions générales de vente – Service de Webinars (dernière mise à jour 10/2023)

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ARTICLE 1. PREAMBULE

IPD, société par actions simplifiée au capital de 10.144.256 euros, 10 Place du Général de Gaulle, 92160 Antony, RCS Nanterre 490 727 633 (ci-après « IPD ») propose un service de vidéoconférences en ligne réservé aux professionnels qui souhaitent réaliser, faire réaliser ou sponsoriser des vidéoconférences d’informations (ci-après les « webinars ») à destination d’un public professionnel, aux fins de leur diffusion sur l’un des sites d’IPD ou d’une ou plusieurs autres sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL® auquel IPD appartient.

Toute commande de prestations de diffusion, réalisation ou sponsoring de webinars implique l’acceptation irrévocable et sans réserve des présentes Conditions Générales de Vente et du Bon de Commande associé, à l’exclusion de tous autres documents et conditions émanant du Client, de son mandataire ou donneur d’ordre.

ARTICLE 2. DEFINITIONS

ANNONCEUR / CLIENT : Tout professionnel, personne morale ou physique, identifié dans le Bon de Commande qui a commandé des Prestations telles qu’elles sont définies ci-après.

COMPTE CLIENT : Compte créé pour le Client lui permettant se connecter à la Plateforme.

CONTENU ANNONCEUR : Contenu transmis à IPD par le Client aux fins de diffusion d’un Webinar Annonceur et de son Plan de médiatisation. Le Contenu Annonceur demeure en tout état de cause la propriété du Client.

CONTENU ANNONCEUR OPTION PUBLISHING / BRAND CONTENT : Ensemble du contenu proposé et réalisé par IPD sur la base du cahier des charges du Client et validé par le Client aux fins de réalisation d’un Webinar Annonceur avec option Publishing et de son Plan de médiatisation. A compter de la cessation du Contrat, le Client est titulaire des droits d’exploitation des Contenus Annonceur Option Publishing / Brand Content.

CONTENU EDITORIAL / REDACTIONNEL : Ensemble du contenu réalisé par IPD aux fins de réalisation d’un Webinar Editorial et de son Plan de médiatisation, ensemble sponsorisés par le Client. Le Contenu Editorial / Rédactionnel demeure en tout état de cause la propriété d’IPD.

CONTRAT : Les présentes Conditions Générales de Vente et le(s) Bon(s) de Commande associé(s) paraphé(s) et signé(s) par le Client.

INSCRIT : Tout Utilisateur qui s’inscrit au(x) webinar(s) en qualité de professionnel.

ORGANISATEUR(S) : Personne(s) physique(s) désignée(s) par le Client et agissant pour son compte bénéficiant d’identifiants de connexion pour se connecter à la Plateforme via le Compte Client.

PARTICIPANT : Tout Utilisateur qui, en qualité de professionnel, participe au(x) webinar(s) en live ou en replay et/ou télécharge la documentation liée aux webinars et/ou fait une demande de contact au Client.

PLATEFORME : Plateforme technique de stockage et de diffusion des webinars.

PRESTATIONS : Prestations exécutées par IPD dans le cadre du Contrat et décrites aux Articles 3.1 et 3.2 ci-après.

UTILISATEUR : Toute personne qui, en sa qualité de professionnel, a créé un compte Utilisateur sur un site d’IPD ou de toute société du groupe INFOPRO DIGITAL® diffusant le webinar.

ARTICLE 3. DESCRIPTION DES PRESTATIONS

3.1   Webinars

3.1.1 Description des webinars

Selon le cadre défini dans le Bon de Commande, IPD propose trois modalités de réalisation ou d’association à des webinars :

• Webinar Annonceur : mise à disposition de la Plateforme par IPD et accompagnement technique d’IPD permettant au Client de mettre en ligne ses propres webinars (Contenu Annonceur) au travers de son Compte Client. Un Client peut rattacher à son Compte Client jusqu’à neuf Organisateurs en charge de la planification, du lancement, de l’animation des webinars etc. Le Client peut organiser pendant la durée du Contrat, via son Compte Client et en non simultané, le nombre de webinars défini dans le Bon de Commande.

• Webinar Annonceur avec option Publishing / Brand Content : prestation d’accompagnement du Client par IPD comprenant la définition avec le Client du sujet du webinar (une réunion de cadrage), la proposition de rédacteurs et d’intervenants experts, réalisation des interviews des intervenants experts (quatre interviews maximum), l’établissement du conducteur selon le cahier des charges établi avec le Client (sujet, ton du discours…) jusque sa validation au terme d’un nombre d’échanges raisonnable, la diffusion du webinar sur la Plateforme. IPD définit avec le Client les dates de diffusion et prend en charge l’ensemble des opérations techniques liées à cette diffusion.

• Webinar Editorial : sponsoring par le Client d’un Contenu Editorial / Rédactionnelréalisé et diffusé par IPD. Le Client choisi parmi les sujets proposés par IPD en fonction du positionnement éditorial de ses sites et de l’actualité, celui ou ceux au(x)quel(s) il souhaite associer sa marque.

IPD peut être amenée à proposer des modifications techniques et/ou des dates de mise en ligne au Client pour des raisons d’optimisation de la diffusion d’un webinar, en fonction de contraintes de calendrier, opérationnelles et d’affluence sur le site support.

Le Client accepte que les Utilisateurs puissent attribuer des notes à l’orateur et faire des commentaires sur les webinars. Le cas échéant, le Client est informé que lesdits commentaires ne feront l’objet d’aucune modération a priori, ce dont il résulte que la responsabilité d’IPD ne pourra en aucun cas être mise en cause au titre de l’illicéité desdits commentaires.

Quelle que soit la nature du webinar, les Prestations comprennent sa diffusion en live ainsi qu’un accès en replay durant toute la durée du Contrat et jusqu’à son retrait conformément aux modalités définies à l’Article 4.3.

3.1.2 Réservation – Report – Annulation des webinars

L’acceptation par IPD des demandes de dates (Heure/Jour/Mois/Année ou Semaine/Année) adressées par le Client via le planning rattaché au Bon de Commande sont conditionnées à leur disponibilité et font l’objet ou (i) de confirmations de la part du Chargé de compte dédié ou (ii) de propositions de dates alternatives en cas d’indisponibilité, cela dans les trois jours suivant la réception du planning adressé par le Client.

Les webinars souscrits dans le Bon de Commande doivent être consommés par le Client aux dates convenues entre les Parties conformément à l’alinéa ci-dessus ou, concernant les Webinars Annonceur, pendant la durée convenue, selon ce qui est précisé dans le Bon de commande.

Les webinars non consommés ne peuvent en aucun cas faire l’objet d’un report sur une nouvelle période contractuelle, d’un remboursement ou donner lieu à quelconques compensations ou réparations à quelque titre que ce soit.

Un webinar n’est reportable qu’une seule fois dans la limite de trois reports pour l’ensemble des webinars commandés pour la période visée au Bon de Commande. La diffusion d’un webinar reporté ne peut pas avoir lieu après la fin du Contrat telle que définie par le Bon de Commande. Le report/l’annulation doit être demandé(e) 30 jours au plus tard avant le lundi de la semaine de diffusion du webinar initialement convenue. A défaut, le webinar concerné sera considéré comme consommé et ne pourra fera l’objet d’aucun report ou remboursement, ni ne donnera lieu à une quelconque compensation ou réparation à quelque titre que ce soit. En outre, si le report/l’annulation concerne un webinar devant être réalisé en studio ou filmé par un réalisateur, une indemnité forfaitaire de deux-mille euros hors taxes (2.000€ HT) est facturée au Client sans que celui-ci puisse émettre de revendication à ce titre.

En cas de demande de report valablement adressée dans le délai précité et accompagnée de la nouvelle date de diffusion souhaitée, le Chargé de compte confirme la nouvelle réservation ou propose de nouvelles dates en cas d’indisponibilité des dates demandées lors du report.

3.2   Plan de médiatisation

Afin d’annoncer le webinar et de recruter les Participants, un Plan de médiatisation de chaque webinar est établi par IPD selon la charte graphique définie par IPD, validé par le Client concernant les Webinars Annonceur et Brand Content, et détaillé dans le Bon de Commande

Le Plan de médiatisation peut comprendre les éléments suivants, selon les formats et modalités définies dans le Bon de Commande : bannière, pavé, infeed (annonce intégrée au sein d’un article), emailings envoyés par IPD sur la cible définie par le Client sur proposition d’IPD.

Dans ce cadre, les Contenus Annonceur (et plus généralement tous les contenus fournis à IPD par le Client dans le cadre du Contrat) devront être fournis à IPD dans les délais convenus entre les Parties et en conformité avec les spécifications techniques transmises par IPD.

La responsabilité d’IPD ne saurait être recherchée et aucune indemnité ne serait due au Client dans le cas où IPD serait amenée à déplacer, modifier ou supprimer un élément du Plan de médiatisation pour toutes raisons indépendantes de sa volonté, notamment :

• requête de l’hébergeur du support de l’élément du Plan de médiatisation concerné,
• réception par IPD de revendications de tiers faisant état d’atteinte à ses droits par tout ou partie du Contenu Annonceur,
• doute raisonnable d’IPD relatifs à la potentielle atteinte à des droits de tiers par tout ou partie du Contenu Annonceur,
• défaillance des réseaux de télécommunications (interruption des réseaux, ralentissement des performances techniques et temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des données), de prestataires techniques,
• impossibilité de montage (difficultés techniques),
• nouvelle réglementation ou injonction des pouvoirs publics,
• de façon générale, tous cas de force majeure.

IPD ne garantit aucune exclusivité à quelque titre que ce soit, des annonceurs concurrents peuvent ainsi être présents concomitamment sur tout ou partie des emplacements des sites supports du Plan de médiatisation, cela sans que le Client puisse émettre de revendication à ce titre.

En aucun cas, la responsabilité d’IPD ne pourra être recherchée si le défaut ou le retard de diffusion d’un élément du Plan de médiatisation résulte du non-respect par le Client des délais convenus entre les Parties, de l’une des stipulations des Conditions Générales de Vente et du Bon de Commande associé, ou des spécifications techniques. Le cas échéant, aucune réparation, modification de prix ou de durée du Contrat ne pourra être sollicitée par le Client.

Les dates de mise en ligne des éléments du Plan de médiatisation ne sont communiquées par IPD qu’à titre indicatif et tout retard dans l’exécution des Prestations causé par un évènement indépendant de la volonté d’IPD ne peut mettre la responsabilité de cette dernière en cause.

ARTICLE 4. DUREE – FORCE MAJEURE

4.1   Durée

Les Prestations sont souscrites à compter de la date, pour la durée et le nombre de webinars précisés dans le Bon de Commande.

4.2   Suspension et résolution pour manquement

En cas de non-respect par le Client de l’une de ses obligations au titre du Contrat, IPD disposera du droit de suspendre, sans mise en demeure préalable, l’exécution de tout ou partie du Contrat jusqu’à ce qu’il soit remédié au manquement notifié. Les Parties conviennent qu’une telle suspension ne peut être considérée comme une inexécution ou résolution fautive du Contrat du fait d’IPD, ni n’ouvre un quelconque droit à réparation du Client.

En outre, en cas de non-respect par le Client de l’une de ses obligations au titre du Contrat non réparé dans un délai de quinze jours à compter de l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception mentionnant (i) le manquement concerné et (ii) la faculté de résolution en découlant, le Contrat pourra être résolu de plein droit, sans préavis, et sans autre formalité que l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception notifiant la résolution, cela sans préjudice de tous dommages et intérêts auxquels IPD pourra prétendre au titre des manquements concernés. Dans cette hypothèse, la résolution sera effective à compter de la date de première présentation de la notification de résolution précitée.

4.3   Conséquences de la fin du Contrat

A la cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit :

• les accès du Client à son Compte Client sont désactivés par IPD,
• les webinars restent accessibles en replay à compter de la fin du Contrat sauf (i) décision discrétionnaire et sans préavis de retrait par IPD ou (ii) demande expresse du Client en cas de Webinar Annonceur ou de Webinar Annonceur avec option Publishing / Brand Content.

La suppression des webinars pouvant intervenir à tout moment, il appartient au seul Client d’effectuer les sauvegardes de ses contenus et fichiers avant la cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit.

Les Parties conviennent expressément que les stipulations des Articles 5, 6, 8 et 9 survivent à la cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit.

4.4   Dans tous les cas, si, en raison d’un manquement du seul Client à ses obligations (défaut de transmission des Contenus Annonceur, défaut de validation des éléments transmis par IPD etc…) et malgré les relances d’IPD, les Prestations n’avaient pu être rendues dans le délai de douze mois suivant la signature du Bon de Commande, les Prestations commandées mais non utilisées ou n’ayant pu être rendues de ce fait par IPD seront définitivement perdues. Elles ne pourront faire l’objet d’aucun report sur un nouveau Bon de Commande, ni d’un remboursement ni donner lieu à quelque compensation que ce soit mais seront facturées en totalité par IPD au Client et dues par ce dernier.

4.5   Le Client peut décider à tout moment et sans motif de mettre fin aux Prestations sans pouvoir prétendre à ce titre à une quelconque diminution et/ou remboursement partiel ou total du prix. En ce cas, l’intégralité du prix figurant dans le Bon de Commande restera dû à IPD.

4.6   Force majeure A l’exception des obligations de paiement, aucune des Parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement à ses obligations si un tel manquement résulte d’un cas de force majeure tel que défini par la loi applicable et interprété par les juridictions compétentes en ce compris notamment toute décision gouvernementale. Sont également notamment contractuellement considérés comme des cas de force majeure : toute décision gouvernementale ou administrative telle que le retrait ou la suspension d’autorisations quelles qu’elles soient, des mesures restrictives et sanctions mises en œuvre par les Nations-Unies, l’Union Européenne et ses états membres, les Etats-Unis, le Royaume-Uni et, le cas échéant, toute juridiction dans laquelle le présent Contrat doit s’exécuter ; une grève totale ou partielle, interne ou externe à l’entreprise, un incendie, une inondation, une catastrophe naturelle, un séisme, un acte de terrorisme, un état de guerre, une épidémie, une pandémie, une interruption totale ou partielle ou un blocage des réseaux de télécommunications ou électrique, un acte de piratage informatique (« Force Majeure »).

La Partie constatant l’événement de Force Majeure devra sans délai et par tous moyens informer l’autre Partie de son impossibilité à exécuter ses obligations.

L’événement de Force Majeure suspend l’exécution des obligations. La Partie dont l’exécution a été retardée fournira tous les efforts raisonnables d’un point de vue commercial pour limiter les effets de la Force Majeure.

ARTICLE 5. ENGAGEMENTS DU CLIENT

5.1     Le Client s’engage à respecter les prérequis techniques joints au Bon de Commande. A défaut la responsabilité d’IPD ne pourra être engagée au titre de toutes inexécutions résultant directement ou indirectement du non-respect desdits prérequis techniques par le Client.

          Il s’engage également à respecter les Bonnes Pratiques du Webinar telles qu’énoncées en Annexe 5.

5.2   Le Client déclare et garantit :

• que les Prestations sont exclusivement dédiées à son activité professionnelle propre à l’exclusion de celles de tous tiers, en ce compris de toutes sociétés qui lui seraient affiliées et de tous partenaires commerciaux,
• s’interdire de mettre ses accès à la Plateforme à la disposition de tout tiers, à quelque titre que ce soit,
• être titulaire des droits et autorisations nécessaires à la diffusion de toutes les données et contenus de toutes natures qu’il fournit à IPD aux fins d’exécution du Contrat : droit d’auteur, marque, droit à l’image, etc.,
• avoir conclu et sécurisé tous les contrats conformes à la législation applicable et nécessaires à la diffusion de l’image et des données personnelles de toute personne intervenant directement ou indirectement aux webinars et être en mesure de transmettre lesdits contrats à IPD à première demande de cette dernière,
• que les contenus de toutes natures fournis à IPD ne contiennent pas de propos erronés, diffamatoire, injurieux et généralement susceptibles de porter atteinte à tous droits de tiers et ainsi engager la responsabilité d’IPD et de toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL®,
• avoir transmis à IPD les mentions de droits relatives aux éventuels ayants droit sur les contenus fournis à IPD à faire apparaître dans le cadre de la médiatisation et de la diffusion du webinar,
• que les contenus de toute nature qu’il fournit à IPD ne portent pas atteinte à l’ordre public et aux bonnes mœurs,
• que les contenus fournis à IPD ne sont pas frauduleux, n’impliquent pas la promotion ou la vente de biens contrefaits ou volés, reflètent fidèlement ses produits et services et ne sont pas susceptibles d’induire le public en erreur,
• que les contenus fournis à IPD sont conformes à toutes réglementations, notamment à celles applicables à la publicité et à la concurrence.

En cas d’action ou réclamation de tous tiers ou de toute autorité ou juridiction compétente, à l’encontre d’IPD ou de l’une des société du groupe INFOPRO DIGITAL® résultant du non-respect par le Client de l’une des déclarations ci-dessus, le Client s’engage à (i) défendre à ses frais IPD ou la société ainsi mise en cause contre cette action ou réclamation (par voie transactionnelle ou judiciaire) et (ii) à intégralement indemniser IPD ou la société ainsi mise en cause de l’intégralité des préjudices subis (en ce compris toutes dépenses liées aux nécessités d’administration de preuves, indemnités transactionnelles, amendes pénales ou administratives, dommages et intérêts, frais et honoraires, dépens, etc). Il est précisé en tant que de besoin que la présente garantie porte également sur le titre du/des Webinar(s) et leurs descriptions.

• IPD pouvant être amenée à modifier des éléments des webinars (à l’exception des marques/logos) en vue d’en optimiser le référencement, ou de supprimer tout ou partie du Contenu Annonceur (si ledit contenu est par exemple redondant, inadapté, de nature à influer négativement sur le référencement, contraire à toute législation ou à la ligne éditoriale du site support), il appartient au Client de vérifier les éventuelles modifications apportées par IPD et de signaler à cette dernière, en cas d’erreur, les rectifications à y apporter.

5.4   Le Client est seul responsable :

• de la réalisation et de la conservation de copies de tous les contenus et fichiers transmis à IPD dans le cadre du Contrat ou réalisés ou transférés en cours d’exécution dudit Contrat, cela avant sa cessation pour quelque cause que ce soit,
• du bon fonctionnement de son matériel informatique et de ses connexions réseaux, la responsabilité d’IPD ne pouvant en aucun cas être mise en cause au titre de la non-exécution de Prestations découlant de dysfonctionnements du matériel informatique, de connexions réseaux du Client etc.,
• des conséquences de la non-préservation de la confidentialité de ses données de connexion à la Plateforme, le Client s’engageant à informer IPD immédiatement de toute utilisation non autorisée de son compte ou de toute perte desdites données d’identification,
• de la décision d’entrer en relation commerciale avec tout Utilisateur ou Participant ainsi que des conséquences desdites relations.

5.5   Tout Contrat signé par le Client vaut engagement ferme et irrévocable de commande pour le Client. Le retard ou le défaut de fourniture ou de validation par le Client, dans les délais et conditions spécifiés, des éléments nécessaires à l’exécution par IPD des Prestations, empêchant ou retardant la réalisation desdites Prestations, n’entraîne aucune diminution ou remboursement partiel ou total du prix au Client, la totalité du prix des Prestations restant dû et étant en ce cas facturé selon les dates initialement prévues.

ARTICLE 6. ENGAGEMENTS DE IPD

6.1   IPD s’engage à exécuter les Prestations dans le cadre d’une obligation générale de moyens.

IPD peut sous-traiter tout ou partie des Prestations aux tiers de son choix mais demeure seule responsable de leur parfaite exécution à l’égard du Client.

IPD ne prend aucun engagement relatif au nombre d’Inscrits ou de Participants au(x) webinar(s) ni ne garantit l’efficacité commerciale des Prestations.

IPD peut, pour des raisons de maintenance, suspendre momentanément et sans préavis l’accès aux webinars sans que le Client puisse mettre en cause la responsabilité d’IPD à ce titre ni demander de prorogation de la durée du Contrat.

Compte tenu de la nature du réseau Internet, IPD ne garantit pas la disponibilité sans interruption de la Plateforme. Ainsi, la responsabilité d’IPD ne pourra en aucun cas être mise en cause en cas de panne, d’interruption ou d’altération de l’accès à la Plateforme ou aux sites supports et aux webinars résultant notamment de défaillances des réseaux de télécommunication, des moyens de connexion utilisés par les Participants et/ou le Client ou de manière générale de toute autre cause non imputable à IPD.

6.2   En tout état de cause, si la responsabilité d’IPD était mise en cause par une décision de justice définitive et exécutoire, sur quelque fondement que ce soit :

• la réparation par IPD de tous dommages indirects subis par le Client est exclue, à savoir notamment : tout préjudice commercial, coût d’exploitation supplémentaire, perte de données, perte de chiffre d’affaires, de bénéfice, de clientèle ou de chance, dommages subis par des tiers,
• le montant global des sommes dues par IPD en réparation de l’ensemble des préjudices directs découlant de tous les faits générateurs confondus survenus sur une même période contractuelle ne pourront excéder le montant total des sommes versées par le Client dans le cadre du Contrat au titre de la période contractuelle concernée.

En acceptant les Conditions Générales de Vente et le Bon de Commande associé, les Parties reconnaissent et acceptent que (i) les présentes stipulations établissent une juste répartition des risques entre IPD et le Client et que (ii) le prix reflète cette répartition ainsi que la limitation de responsabilité décrite.

ARTICLE 7. CONDITIONS FINANCIERES

7.1   Les prix sont décrits dans le Bon de Commande. Ils sont indiqués hors taxes. Ils incluent à titre forfaitaire et définitif la cession des droits de propriété intellectuelle prévue par l’article 9.2 ci-après.

Toute prestation supplémentaire non expressément visée dans le Bon de Commande fera l’objet d’une facturation séparée sur la base d’un devis soumis au Client.

7.2   Sauf mention contraire indiquée sur le Bon de Commande, la facturation des Prestations s’effectuera comme suit :

– 50 % à la signature du Bon de Commande,

– le solde à la délivrance de la dernière des Prestations prévues dans ledit Bon de Commande.

Sauf mention contraire sur le Bon de Commande, le délai de paiement est de 30 jours à compter de la date de facturation.

Les factures sont payables sans escompte par chèque ou virement bancaire.

Le Client s’engage à informer dans les meilleurs délais IPD de toute modification des informations communiquées lors de la signature du Bon de Commande et notamment ses coordonnées bancaires et adresse de facturation.

Tout retard dans la délivrance des Prestations non exclusivement imputable à IPD entrainera la facturation des Prestations selon les dates initialement prévues.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires, des pénalités de retard peuvent être appliquées. Ces pénalités sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire et courent dès le jour suivant la date de règlement portée sur la facture (taux applicable pour le 1e semestre de l’année concernée = taux directeur de la BCE majoré de 10 points en vigueur au 1er janvier de l’année concernée / taux applicable pour le 2e semestre de l’année = taux directeur de la BCE majoré de 10 points en vigueur au 1er juillet de l’année concernée). En outre, une indemnité forfaitaire de quarante euros pour frais de recouvrement peut être réclamée.

7.3   Lorsque le Client signataire du Bon de Commande agit en tant que mandataire d’un client final, ce dernier reste en tout état de cause responsable du paiement, notamment en cas de défaillance de son mandataire dont il est solidaire.

ARTICLE 8. DONNEES PERSONNELLES

8.1   Traitements réalisés par IPD en qualité de responsable dans le cadre de la gestion du Contrat

Les données personnelles concernant les représentants et collaborateurs du Client intervenant dans la conclusion et l’exécution du Contrat sont traitées par IPD en qualité de responsable de traitement et destinées à cette dernière aux seules fins d’exécution du Contrat (facturation, notifications, archivage etc). Elles sont conservées en France pour la durée du Contrat augmentée des durées de conservation légales applicables. Les personnes concernées peuvent exercer les droits qu’elles détiennent à l’égard des traitements ci-dessus à l’adresse dpo@infopro-digital.com.

8.2   Traitements réalisés par IPD en qualité de sous-traitant dans le cadre de l’exécution des Prestations

IPD peut être amenée à traiter des données personnelles sur demande du Client. Les caractéristiques de ces traitements sont les suivantes :

N°	Finalité	Type de données	Personnes concernées	Traitement	Durée de conservation
1	Mise à disposition de la plateforme (accès aux services de la Plateforme, support etc.)	Nom, prénom, mail	Collaborateurs du Client	– Collecte – Stockage – Effacement	Durée du Contrat augmentée de 12 mois sauf autre demande du Client.
2	Recrutement par IPD de participants au webinar parmi des prospects du Client (si option mise en œuvre)	Coordonnées professionnelles et Fonction	Prospects professionnels issus de la base du Client	– Collecte – Tri – Stockage – Effacement	Durée du Contrat augmentée de 12 mois sauf autre demande du Client.
2 bis	Recrutement par IPD de participants au webinar parmi des prospects d’IPD	Coordonnées professionnelles et Fonction	Prospects professionnels issus de la base d’IPD	– Collecte – Tri – Stockage	Durée du Contrat augmentée de 12 mois sauf autre demande du Client.
3	Transmission au Client (si option mise en œuvre)	Coordonnées professionnelles et Fonction	Participants au webinar	– Transmission – Effacement	Durée du Contrat augmentée de 12 mois sauf autre demande du Client.
4	Mise en œuvre du Plan de médiatisation et exploitation du webinar	Image, nom, prénom, fonction, coordonnées professionnelles	Tous intervenants au webinar non proposés par IPD et/ou collaborateurs du Client	– Collecte – Stockage – Diffusion dans le cadre du Plan de médiatisation et de l’exploitation du webinar – Effacement	Durée d’exploitation du webinar telle que définie à l’Article 4.3

Eu égard aux traitements ci-dessus :

• concernant les traitements N°2, 2bis et N°3 ci-dessus, il appartient au Client de transmettre à IPD les modalités de recueil de consentement ou d’informations qu’il souhaite voir adressées aux personnes concernées ; à défaut IPD applique ses modalités de recueil de consentement ou d’informations habituelles sans que le Client puisse mettre la responsabilité d’IPD en cause à cet égard.

• IPD prend les engagements suivants :
• IPD s’engage à présenter des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin que les traitements répondent aux exigences de la règlementation applicable et garantisse la protection des droits des personnes concernées,
• IPD est de manière générale autorisée à recourir à un ou plusieurs sous-traitants ultérieurs et (i) s’assure que lesdits sous-traitants ultérieurs exécutent de la même manière l’ensemble des obligations du présent Article, (ii) demeure responsable devant le Client des inexécutions desdits sous-traitants ultérieurs, et (iii) informe le Client de tout changement concernant l’ajout/remplacement d’un sous-traitant ultérieur afin de permettre au Client d’émettre des objections à l’encontre de ces changements lesquels sont réputés acceptés à défaut d’objection dans les dix jours suivant l’information réalisée par IPD,
• IPD en tant que sous-traitant, traite les données personnelles uniquement pour la réalisation des finalités définies ci-dessus et uniquement sur instruction du Client, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers, à moins qu’elle ne soit tenue d’y procéder en vertu du droit de l’Union Européenne, auquel cas elle informe préalablement le Client de cette obligation, sauf si le droit applicable interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public,
• IPD veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité,
• IPD déclare connaître les obligations de l’Article 32 du RGPD et s’engage à les respecter,
• IPD notifie par tout moyen au Client toute violation des données personnelles conformément au RGPD,
• IPD déclare tenir par écrit un registre conforme aux dispositions de l’Article 30.2 du RGPD,
• IPD aide en tant que de besoin le Client par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans la mesure du possible à s’acquitter de son obligation de répondre aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits,
• IPD aide en tant que de besoin le Client à garantir le respect des obligations prévues aux Articles 32 à 36 du RGPD,
• IPD met à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour apporter la preuve de son respect des obligations du présent Article et pour permettre la réalisation d’audits, menés par le Client ou tout autre auditeur qu’il aura mandaté à ses frais exclusifs et sous réserve du respect d’un préavis de trente (30) jours,
• IPD informe le Client si une instruction lui semble constituer une violation du RGPD ou d’autres dispositions applicables, et se réserve le droit le cas échéant de ne pas exécuter ladite instruction sans que cela puisse mettre sa responsabilité contractuelle en cause à ce titre,
• une fois les finalités ci-dessus réalisées IPD supprime les données personnelles en ce qu’elles concernent les traitements réalisés en tant que sous-traitant sur demande du Client.

Dans le cadre des traitements ci-dessus, le Client est informé et accepte que IPD a recours au sous-traitant Webikeo® (1940 route de Loqui, 13090 Aix en Provence, filiale du groupe INFOPRO DIGITAL®), lequel a lui-même recours au sous-traitant ultérieur ETAI Tunisie (32 rue des Entrepreneurs ZI Charguia II Ariana, 2035 Tunis Carthage, filiale du groupe INFOPRO DIGITAL®) afin d’assurer le support technique de la Plateforme dans le respect (i) des obligations incombant à IPD dans le cadre du Contrat et (ii) des Clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des sous-traitants établis dans des pays tiers conclues entre Webikeo® et ETAI Tunisie.

Concernant les traitements de données personnelles par IPD :

• des propres prospects du Client aux fins de leur recrutement aux fins d’exécution des Prestations (traitement N°2 ci-dessus),
• de tous intervenants aux webinars et/ou de toute personne que le Client aura souhaité mentionner ou faire intervenir dans tout ou partie du Plan de Médiatisation ou du webinar (traitement N°4 ci-dessus),

le Client déclare et garantit que la collecte desdites données, ainsi que l’information des personnes concernées, ont été réalisées conformément en considération (i) des caractéristiques des traitements visées ci-dessus et (ii) de la réglementation applicable. Par conséquent, concernant les traitements N°2 et N°4 précités, le Client garantit intégralement IPD contre tous les dommages découlant du non-respect des déclarations ci-dessus et s’engage ainsi à indemniser le cas échéant IPD ou toute société du groupe INFOPRO DIGITAL® de l’intégralité des préjudices subis du fait desdits non-respects (en ce compris toutes dépenses liées aux nécessités d’administration de preuves, indemnités transactionnelles, amendes pénales ou administratives, dommages et intérêts, frais et honoraires, dépens, etc).

Concernant les traitements réalisés par le Client à compter de la cessation du Contrat et ayant pour objet les données personnelles (i) de Participants transmises par IPD dans le cadre du Contrat (traitement N°3) ou (ii) de tous intervenants aux webinars et/ou de toute personne que le Client aura souhaité mentionner ou faire intervenir dans tout ou partie du Plan de Médiatisation ou du webinar (traitement N°4), les Parties précisent en tant que de besoin qu’ils seront réalisés sous la responsabilité exclusive du Client qui s’engage à les réaliser en conformité avec la réglementation applicable, ce dont il résulte que la responsabilité d’IPD ou de toute société du groupe INFOPRO DIGITAL® ne pourront en aucun cas être mises en cause au titre de toutes réclamations de l’une des personnes concernées, de tout tiers, ou de toute autorité ou juridiction compétente, résultant desdits traitements. Le cas échéant, le Client s’engage à indemniser IPD, et le cas échéant toute société du groupe INFOPRO DIGITAL®, de l’intégralité des préjudices subis du fait du non-respect de l’engagement précité (en ce compris toutes dépenses liées aux nécessités d’administration de preuves, indemnités transactionnelles, amendes pénales ou administratives, dommages et intérêts, frais et honoraires, dépens, etc.).

ARTICLE 9. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

9.1   Le Client (i) autorise IPD et toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL® à reproduire et représenter ses noms commerciaux, marques, noms de domaines et autres signes distinctifs dans le cadre de la promotion et de la diffusion du webinar sur les sites supports actuels et futurs d’IPD et de toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL® et (ii) garantit être titulaire de tous les droits nécessaires à la présente autorisation.

Le Client (i) autorise IPD et toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL® à reproduire, représenter, adapter et diffuser le Contenu Annonceur, le Webinar Annonceur, et plus généralement tous les contenus qu’il fournit à IPD dans le cadre du Contrat, aux fins de promotion et de diffusion du Webinar Annonceur sur les sites supports actuels et futurs d’IPD et de toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL®, et (ii) et garantit être titulaire de tous les droits nécessaires à la présente autorisation.

Le Client autorise IPD et toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL® à reproduire, représenter et adapter le Contenu Annonceur avec option Publishing/Brand Content, le Webinar Annonceur avec option Publishing/Brand Content, et plus généralement tous les contenus qu’il fournit à IPD dans le cadre du Contrat, aux fins de promotion et de diffusion du Webinar Annonceur avec option Publishing/Brand Content sur les sites supports actuels et futurs d’IPD et de toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL®.

Les autorisations et garanties ci-dessus sont concédées pour toute la durée de diffusion de chaque webinar telle que définie à l’Article 4.3 ci-dessus.

9.2   IPD cède au Client les droits de reproduction, de représentation et d’adaptation afférents au Webinar Annonceur avec option Publishing/Brand Content aux fins d’exploitation non-commerciale du Webinar Annonceur avec option Publishing/Brand Content par le Client dans le cadre de son activité interne. La présente cession est réalisée aux fins de l’exploitation précitée dans le monde entier, sur tous supports, en toutes langues et pour toute la durée de protection applicable le cas échéant.

9.3   IPD autorise le Client à accéder à la Plateforme dans le respect du Contrat et de toutes conditions générales d’utilisation ou documents contractuels similaires qui pourront être diffusés à tout moment sur ladite Plateforme.

9.4   Le Client s’engage de manière générale à ne pas porter atteinte, directement ou indirectement, aux droits d’IPD et des sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL®, et notamment :

–    s’interdit toute extraction automatisée et/ou massive de tous contenus accessibles via les sites d’IPD ou de toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL® en dehors de ce qui est expressément et contractuellement autorisé,

–    toute reproduction, représentation, diffusion, commercialisation de tout ou partie des sites d’IPD ou de toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL® en dehors de ce qui est expressément et contractuellement autorisé, sur quelque support que ce soit et à quelque titre que ce soit,

–    toute intervention sur la Plateforme, quelle qu’en soit la nature, y compris aux fins de correction d’erreurs, le droit de correction étant réservé exclusivement à IPD,

–    tout téléchargement, reproduction, modification de tout ou partie du code de la Plateforme ou de la forme de ce code en vue d’obtenir les informations nécessaires à son interopérabilité,

–    toute décompilation de tout ou partie de la Plateforme en dehors des cas autorisés, notamment à des fins de conception ou diffusion de produits ou services totalement ou partiellement similaire, équivalent ou de substitution,

–    toute mise à disposition de tout ou partie de la Plateforme, directe ou indirecte, au bénéfice d’un tiers non autorisé, à quelque titre que ce soit (notamment par location, cession, prêt, ou externalisation auprès d’un prestataire), sauf accord préalable et écrit d’IPD.

Tout usage par le Client et les Organisateurs de la Plateforme, et plus généralement des sites d’IPD et de toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL®, non conforme aux Conditions Générales de Vente, au Bon de Commande associé, ou de toutes conditions générales d’utilisation ou documents contractuels similaires qui pourraient être mis en ligne à tout moment sur la Plateforme ou lesdits sites engage la responsabilité du Client.

9.5   Le Contrat ne transfère au Client aucun droit que ce soit afférent :

• aux noms commerciaux, marques, noms de domaines et autres signes distinctifs d’IPD et de toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL®,
• sur tout ou partie des sites d’IPD et de toutes sociétés du groupe INFOPRO DIGITAL®, en ce compris notamment leurs structures et contenus (textes, logos, photographies, mise en page, base de données, forums …).

ARTICLE 10. DIVERS

10.1   IPD se réserve la faculté discrétionnaire de refuser tout ou partie d’une commande (contenu incomplet, objet incompatible avec la ligne éditoriale des sites d’IPD ou de toute société du groupe INFOPRO DIGITAL® etc.). Les commandes refusées sont remboursées pour la partie concernée sans que le Client puisse prétendre à aucune autre réparation à ce titre.

10.2   Si le Client entend passer par l’intermédiaire d’une agence, celle-ci doit avoir reçu un mandat écrit conformément à la Loi 93-122 du 29 janvier 1993. Le Client demeure en tout état de cause seul responsable des agissements de son mandataire.

10.3   IPD est autorisée à sous-traiter tout ou partie de ses obligations et le Client est d’ores et déjà informé, et accepte, que la société Webikeo® (filiale du groupe INFOPRO DIGITAL®) pourra ainsi être amenée à intervenir directement ou indirectement dans le cadre de la réalisation ou de la diffusion des webinars.

Le Client s’interdit expressément de céder ou de transmettre à tout tiers, y compris l’une quelconque de ses filiales, même à titre gratuit, tout ou partie du Contrat. IPD pourra céder le Contrat à tout tiers de son choix.

10.4   Aucune tolérance ne peut être interprétée comme valant renonciation à un droit.

10.5   En application des articles 1365 et suivants du Code civil, et le cas échéant de l’article L.110-3 du Code de commerce, les informations délivrées par les systèmes d’information d’IPD et/ou de toute société du groupe INFOPRO DIGITAL® font foi entre les Parties et bénéficient de la même valeur probatoire que celle qui est accordée à un original au sens d’un document écrit papier, signé de manière manuscrite.

Les échanges d’information, données et contenus entre les Parties font foi par priorité qu’ils figurent sur les, et/ou résultent des, systèmes d’information d’IPD ou de toute société du groupe INFOPRO DIGITAL®, sauf à en apporter la preuve écrite et contraire par le Client.

ARTICLE 11. PROBITE ET TRANSPARENCE

11.1   Chacune des Parties déclare mener ses activités avec honnêteté, intégrité, fiabilité et responsabilité et entend que toute personne physique ou morale en relation avec elle adhère aux mêmes valeurs.

En conséquence, chacune des Parties ainsi que tout tiers agissant pour son compte s’engage, dans le cadre du Contrat à se conformer strictement aux lois et règlements en vigueur ayant pour objet la lutte contre la corruption.

En particulier chacune d’elles s’engage dans le cadre du Contrat à ne pas, directement ou indirectement, proposer, accorder, solliciter ou recevoir d’un tiers un avantage indu en vue d’accomplir, retarder ou omettre d’accomplir un acte relevant de ses fonctions dans le cadre de l’exécution du Contrat, ni abuser de son influence réelle ou supposée sur un tiers afin d’obtenir de ce tiers un avantage en faveur de l’autre Partie.

Chacune des Parties s’engage également à fournir à l’autre toute assistance qui lui serait éventuellement nécessaire pour répondre à une demande d’une autorité dûment habilitée relative à la lutte contre la corruption et le trafic d’influence.

Chacune des Parties déclare et garantit également à l’autre Partie qu’aucune somme (y compris, des honoraires, commissions ou tout autre avantage pécuniaire indu) ou aucun objet de valeur (y compris, mais sans limitations, des cadeaux, voyages, repas ou divertissements inappropriés) n’a été ou ne sera remis, directement ou indirectement, à un employé, directeur ou mandataire social de l’autre Partie dans le but d’obtenir la signature du présent Contrat, d’un Bon de Commande et/ou de faciliter son exécution ou son renouvellement.

11.2   En outre, Chacune des Parties ainsi que tout tiers agissant pour son compte s’engage à se conformer aux lois et règlements applicables en matière de sanctions commerciales, en ce compris les mesures restrictives et sanctions mises en œuvre par les Nations-Unies, l’Union Européenne et ses états membres, les Etats-Unis, le Royaume-Uni et, le cas échéant, toute juridiction dans laquelle le présent Contrat doit s’exécuter (ensemble ci-après « Sanctions économiques »).

Chacune des Parties déclare à cet égard que ni elle, ni les tiers agissant pour son compte ni les Organisateurs ni les Utilisateurs i) ne font l’objet de Sanctions économiques ii) ne sont détenus ou contrôlés, directement ou indirectement, par une entité ou une personne faisant l’objet des Sanctions économiques et iii) ne sont immatriculés, localisés ou résidents d’un pays ou territoire faisant l’objet de Sanctions économiques.

11.3   Tout manquement de la part d’une des Parties aux stipulations du présent article sera réputé constituer un manquement substantiel justifiant la résiliation du présent Contrat dans les conditions indiquées à l’article 4.2 ci-avant (résiliation pour faute), aucun préavis n’étant en ce cas applicable, sans préjudice de l’indemnisation par la Partie fautive du dommage causé à l’autre Partie du fait de ce manquement.

Chacune des Parties s’engage à informer l’autre Partie dans les meilleurs délais à compter de la date de signature des présentes de tout événement qui viendrait contredire les déclarations et garanties définies au présent article.

ARTICLE 12. ELECTION DE DOMICILE – LITIGES

12.1   Les Parties élisent domicile en leur siège respectif tel qu’indiqué sur le Bon de Commande. Toutes les notifications, pour être valides, devront avoir été effectuées à l’adresse de domiciliation.

Toute réclamation doit, sous peine de déchéance, être effectuée par lettre recommandée avec A.R. dans les 12 mois suivant la délivrance au Client de la Prestation finale concernée.

12.2   TOUT LITIGE RELATIF A LA FORMATION, L’INTERPRETATION, L’EXECUTION OU LA CESSATION DES PRESENTES QUI NE POURRAIT ETRE RESOLU DE FAÇON AMIABLE DANS LES 3 (TROIS) MOIS DE SA SURVENANCE, SERA DE LA COMPETENCE EXCLUSIVE DES TRIBUNAUX COMPETENTS DU SIEGE D’IPD. LA LOI APPLICABLE SERA LA LOI FRANÇAISE. LA PRESENTE CLAUSE SERA SEULE APPLICABLE, MEME EN CAS DE REFERE OU DE PROCEDURE PAR REQUETE, D’APPEL EN GARANTIE OU DE PLURALITE DE DEFENDEURS.

En qualité de représentant habilité par ma société, je certifie : – l’exactitude des données ci-dessus, – déclare avoir pris connaissance et accepter sans réserves les conditions générales de vente ci-dessus et leurs annexes. NOM, SIGNATURE, DATE ET CACHET DE L’ENTREPRISE : Le ………………….……………….. à …………………………………………….…..

ANNEXE 1 – LES OUTILS

Salle de conférence (cf annexe 3)

Solution de visioconférence simple et intuitive, sans limite d’inscrits ou de participants. PowerPoint, pdf, vidéo, partage d’écran, audio en voip, animation à plusieurs.

Outils pour engager votre audience : chat, sondage, call-to-actions personnalisables, questions avant le webinar Replays : disponibles pendant la durée du contrat

Support Participants : robot-chat automatique pour les questions récurrentes, hotline du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h (heures et jours ouvrés français)

Salle de Streaming (cf annexe 3)

Solution de visioconférence simple et intuitive, sans limite d’inscrits ou de participants.

Outils pour engager votre audience : chat, questions avant le webinar Replays : disponibles pendant la durée du contrat

Support Participants : robot-chat automatique pour les questions récurrentes, hotline du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h (heures et jours ouvrés français)

Analytique

Qualification avant votre webinar : prénom, nom, email, téléphone, fonction, société, taille de société, département dans la société, secteur d’activité de la société, données comportementales pendant le webinar : participant live ou replay, temps d’attention, interactions avec les call-to-action

Branding

Fichier des Participants et de leurs données comportementales tel que prévu au Bon de commande : Ne seront transmises que les données personnelles des participants ayant donné leur consentement préalable

Page de présentation et d’inscription de votre Webinar

Replay sur les sites IPD tels que figurant au bon de commande

Inscription aux webinars depuis votre site grâce à un formulaire iframe facile à intégrer

ANNEXE 2 – LES SERVICES WEBINAR ANNONCEUR

1 – Accompagnement

1.1 Pour un Webinar Annonceur

J-40 – Réunion de lancement, définition des objectifs et planification des webinars (1 seule fois)

J-30 Réunion opérationnelle, bonnes pratiques, plan de communication (1 seule fois)

J+1 – Réunion de débriefing du 1er webinar (après le webinar, 1 seule fois)

Points de suivi réguliers (meeting point)

J-15 – Réalisation de tests techniques avec vos orateurs (1 fois par orateur)

J-J – Assistance dans votre salle virtuelle pendant vos webinars (systématique)

1.2 Pour un Webinar Annonceur option publishing / brand content

Accompagnement par un responsable publishing / brand content de IPD qui pilotera la production du Webinar et sélectionnera l’animateur et les éventuels experts spécialisés agréés par la rédaction.

Cet accompagnement comprend :

• Définition des sujets avec votre participation

• Relecture du scénario du webinar

• Respect du cahier des charges (Spécificités, ton du discours)

• Prise de parole lors du webinar

2 – Promotion Marketing

Selon ce qui est indiqué dans le Bon de Commande :

• insertion de bannière et pavé (selon formats et volumes indiqués) sur le site ainsi que sur la newsletter quotidienne
• diffusion du webinar dans l’espace « live » du site indiqué avec la mention « contenu partenaire » et sur le site Webikeo
• 1 infeed pendant 1 semaine sur le site indiqué avant le live pour annoncer
• Recrutement : 1 emailing sur l’audience visée + 1 relance selon volume indiqué.
• Notifications mails de rappel avant le live du webinar pour les Inscrits à J-1, Min-30 et Min-5
• Notifications mails de promotion du replay après le live du webinar pour les Inscrits qui ont été absents vers J+2
• Display disponible sur le site média avant et après le webinaire.

ANNEXE 3 – LES DIFFERENCES ENTRE LES DEUX TYPES DE SALLES

Webinar Editorial / Rédactionnel : salle streaming

Webinar Annonceur option Publishing / Band Content: salle streaming

Webinar Annonceur : salle streaming ou salle webinar. Le choix entre une salle de webinar et une salle de streaming doit être effectué lors de l’annonce du webinar. Chaque salle nécessite des tests techniques différents, il n’est donc pas possible de changer de type de salle une fois votre choix effectué.

SALLE WEBCAM	SALLE STUDIO
Solution de streaming SaaS, nécessite un ordinateur, webcam, micro	Solution de streaming, nécessitant l’utilisation d’un encodeur matériel ou logiciel pour diffuser une vidéo, utiliser du matériel audio et vidéo externe ou gérer une production complexe (plusieurs caméras et microphones, par exemple). Cette solution est utilisée pour diffuser des flux audiovisuels de captations réalisées dans nos studios fixes ou mobiles partenaires, ou vos propres studios nécessitant a minima un micro et une caméra.
Jusqu’à 4 orateurs simultanés à différents endroits, audio en Voip. La durée maximum du webinar est de 4 heures.	Un seul flux peut-être diffusé dans la salle. Tous les orateurs, sans limite de nombre, doivent être filmés au même endroit. La durée maximum du webinar est de 4 heures.
Diffusion de documents PDF, d’images PNG, JPEG, partage d’écran, sondage, Q&A, chat, vidéos. Limitations : PDF : 12 Mo max et 100 pages maxImages PNG et JPEG : regroupement des images possible lors du chargement, maximum 19 images en un document soit 12 Mo maxVidéos : format MP4 uniquement : 300 Mo max	Le réalisateur peut ajouter des incrustations de textes, jingle, logos et images au cours du tournage
15 à 30 secondes de latence	30 secondes, jusqu’à 1 minute de latence
Compatible Ordinateur, Mobile et Tablette pour les participants	Compatible Ordinateur, Mobile et Tablette pour les participants
La hotline pour les spectateurs du webinar est ouverte du lundi au jeudi de 9h à 12h et de 14h à 17h30 et le vendredi 9h à 12h et de 14h à 16h30 (heures et jours ouvrés français)	La hotline pour les spectateurs du webinar est ouverte du lundi au jeudi de 9h à 12h et de 14h à 17h30 et le vendredi 9h à 12h et de 14h à 16h30 (heures et jours ouvrés français)
Cas d’usages recommandés : webinar webcam	Cas d’usages recommandés : webinar, rediffusion d’événement, plateau studio ou tv, réalisateur professionnel

ANNEXE 4 – PRE-REQUIS TECHNIQUES

Bande Passante

Pour les orateurs

Pour animer un webinar dans des conditions optimales, voici les niveaux minimums de bande passante ascendante et descendante nécessaires par orateur :

	Bande passante ascendante minimum par orateur	Bande passante descendante minimum par orateur
1 orateur	3,5 Mbps	2 Mbps
2 orateurs	3,5 Mbps	3,5 Mbps
3 orateurs	3,5 Mbps	5 Mbps
4 orateurs	3,5 Mbps	6,5 Mbps

L’animation d’une webconférence avec une bande passante ascendante entre 1 et 3.5 Mbps présente des risques tels que des déconnexions ou des problèmes d’image et/ou de son. Avec ce niveau de bande passante, l’utilisation de la webcam et la diffusion de document PDF ainsi que la qualité du webinar sont compromises.

Vous ne pouvez pas animer un webinar avec une bande passante ascendante inférieure à 1Mbps.

Pour les spectateurs

Un débit minimum de 2 Mbps en descendant est nécessaire pour réceptionner le flux en toute stabilité. Lorsque les participants sont sur un même réseau, il faut multiplier le minimum requis en débit descendant par le nombre de participants pour connaitre le niveau de bande passante global nécessaire.

Ouverture des ports

Si vous disposez d’un pare-feu qui effectue des autorisations de trafic en fonction d’adresses IP, de port ou de protocole ou d’un proxy bloquant certaines adresses IP, il est impératif :

• D’ouvrir le port TCP 443

• D’ouvrir le port UDP 3478

UDP est fortement recommandé par rapport à TCP pour une meilleure qualité audio et vidéo. Pour la meilleure expérience possible, nous vous recommandons d’ouvrir les ports UDP 1025 – 65535,

• D’autoriser les noms de domaines suivants :

• * .tokbox.com
• * .opentok.com

• D’autoriser les adresses IP suivantes :
• 74.201.205.0/25
• 72.251.224.0/25
• 72.251.228.0/25
• 95.172.84.0/25
• 117.20.41.128/25
• 52.41.63.240/28
• 52.200.60.16/28
• 52.51.63.16/28
• 54.250.250.208/28
• 52.65.127.192/27
• 52.66.255.192/27
• 54.89.253.64/28
• 35.158.127.224/28
• 34.218.216.144/28
• 13.251.158.0/28
• 52.213.63.176/28
• 99.80.88.240/28
• 3.123.12.128/28
• 34.223.51.192/27
• 34.223.51.224/27
• 3.214.145.96/27
• 3.234.232.160/27
• 34.222.66.96/28
• 99.79.160.16/28
• 18.202.216.0/28
• 18.139.118.176/28

Ordinateur, navigateur

Nous vous recommandons d’utiliser un PC et un navigateur récent. Evitez les navigateurs Safari et Opéra dont certaines versions ne sont pas compatibles avec Webikeo. Nous recommandons d’utiliser du matériel vidéo et son externe avec branchement usb.

Pour les animateurs et orateurs : vous devez utiliser Google Chrome (à partir de 75+) ou Mozilla Firefox (à partir de 70+) sur un ordinateur pour diffuser votre vidéo, le son et du contenu.

Préparation technique

Webikeo organise une préparation technique par téléphone. Cette préparation doit être réalisée dans les mêmes conditions que le live : même connexion internet, webcam, micro et configuration réseau. Les invitations aux préparations techniques sont envoyées dès validation de votre fiche de webinar. Les animateurs du webinar (régisseur, orateurs et modérateur) sont invités à prendre rendez-vous pour leur préparation techniques dans les plus brefs délais dès réception de l’e- mail de prise de Rendez-vous. La préparation technique avec notre service dédié doit être effectuée 5 jours ouvrés au plus tard avant le webinar. Sans cette préparation technique, le webinar ne peut pas être réalisé dans les conditions optimales recommandées par Webikeo.

Live

Nous demandons à l’orateur d’être présent dans la salle de webinar environ 30 minutes avant son webinar afin d’effectuer les dernières vérifications nécessaires au bon déroulement de la conférence.

ANNEXE 5

Bonnes Pratiques du webinar

Pratiques à respecter lors de l’animation d’un webinaire :

1. Soyez vrai et précis : Évitez de diffuser des informations inexactes, trompeuses ou fallacieuses. Assurez-vous que toutes les données que vous présentez sont exactes et fondées.
2. Évitez de dénigrer vos concurrents : Restez concentré sur la mise en avant de vos propres produits ou services sans mentionner vos concurrents, même si une question du public vous y invitait.
3. Soyez courtois : Merci d’utiliser un langage approprié et un mode d’interaction courtoise avec votre public.
4. Communiquez de manière claire et concise : Évitez les discours et réponses compliqués. Présentez vos informations de façon limpide et de manière synthétique pour en faciliter la compréhension.
5. Favorisez l’interaction : Incitez votre auditoire à participer en posant des questions, en sollicitant des commentaires et en répondant à leurs interrogations. Cela rendra votre webinaire plus dynamique et participatif.
6. Utilisez des supports visuels de qualité : Si vous recourez à des diapositives ou des supports visuels, veillez à ce qu’ils soient de haute qualité et aisément lisibles. Évitez les images floues et la surcharge d’informations.
7. Préparez-vous avec minutie : Répétez votre présentation à plusieurs reprises avant le webinaire pour garantir une exécution fluide. Effectuez également une vérification technique préalable pour éviter les imprévus de dernière minute.
8. Apportez une réelle valeur ajoutée : Assurez-vous que votre webinaire offre une réelle valeur à votre public. Dispensez des informations pratiques et utiles qu’ils peuvent mettre en application dans leur vie ou leur travail.
9. Surveillez les commentaires et les rétroactions : Suite au webinaire, suivez les commentaires et les retours de votre public. Cela vous aidera à améliorer vos futurs webinaires et à mieux répondre aux besoins de votre auditoire.
10. Soyez transparent quant aux objectifs : Dès le début, clarifiez de manière explicite ce que votre public peut attendre du webinaire et quels sont les objectifs que vous souhaitez accomplir.

En suivant ces directives, vous pourrez offrir un webinaire de qualité, informatif et interactif, bénéfique tant pour votre public que pour votre entreprise et vos marques.